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Standortassistenz* im Bereich Büroorganisation

  • Berlin
  • Präsenz / Mobil
  • Voll/Teilzeit
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Über uns

ENERTRAG erbringt alle Dienstleistungen rund um erneuerbare Energien. Wir führen Strom, Wärme und Mobilität in allen Lebensbereichen effizient zusammen. Mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in Europa vereinen unsere über 800 Mitarbeiter alle Kompetenzen, die für erfolgreichen Betrieb und effiziente Instandhaltung, für eine bürgernahe Planung, zuverlässigen Bau von Energieanlagen und Netzen bis hin zu kompletten Verbundkraftwerken erforderlich sind. Wir sind immer eine Energie voraus – sei es bei Sektorkopplung, Beteiligungsmodellen oder bedarfsgerechter Nachtkennzeichnung.

Deine Aufgaben

In deiner Funktion bist du ein wichtiger Teil unseres Büroteams der internen Dienste. Du bist für den reibungslosen Büroalltag zuständig und unterstützt durch administrative, organisatorische und konzeptionelle Tätigkeiten. Dabei nimmst du unter anderem folgende Aufgaben wahr:
  • Ansprechpartner*in und Gastgeber*in für Mitarbeitende, Geschäftspartner sowie Dritter
  • Betreuung des Empfangsbereiches inkl. Telefonannahme
  • Einführen neuer Mitarbeitender in organisatorische Belange des Büros
  • Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro-, Reinigungs- und Arbeitsmaterialien
  • Einholen von Angeboten und Abnahmen von Dienstleistungen
  • Koordination und Überwachung von Reparatur-/Instandhaltungsarbeiten
  • Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts „DeskSharing“ inkl. Verwaltung des Buchungssystems am Standort und unter Einhaltung der Clean Desk Policy
  • Sicherstellung eines optischen attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, sowie der Betriebsbereitschaft von technischen Geräten und Arbeitsplatz-Hardware durch Pflege während der Geschäftszeiten und Überwachung der Reinigungsleistung externer Dienstleister
  • Verantwortlich für die Schlüssel- und Poolfahrzeugverwaltung (TÜV, Reparatur, Reifenwechsel etc.)
  • Umsetzung konkreter Maßnahmen vor Ort im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit nach Vorgabe durch Bereich Organisation und HSE
  • Koordination von Dienstleistungsaufträgen durch Externe (Übersetzungsarbeiten, Copyshop, Zeitungen)
  • Bearbeitung des Posteingangs und –ausgangs inkl. Kurierbeauftragung
  • Elektronische und physische Ablage von Dokumenten, sowie Rechnungsprüfung im Aufgabenbereich
  • Verfassen von Anschreiben nach Vorgabe
  • Vor-/ Nachbereitung der Konferenzräume inkl. Verwaltung, Betreuung und Organisation von Bewirtung
  • Ggf. Reiseorganisation inkl. Abrechnung für Mitarbeitende am Standort
  • Erstellen von Statistiken: Standortvergleiche; Auswertung DeskSharing-Software

Wir erwarten von Dir

  • Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement, Hotellerie oder ein Studium in Betriebswirtschaft oder Hotelmanagement oder eine vergleichbare Ausbildung.
  • Mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in entsprechender Tätigkeit.
  • Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, eine hohe Dienstleistungsmentalität sowie entsprechender Leistungsorientierung.
  • Ein Blick für das Detail und eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
  • Routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen, idealerweise erste Erfahrung mit Tools wie Jira und Confluence
  • Eine digitale Affinität und Bereitschaft für neue IT-Anwendungen, im besten Fall ein technisches Verständnis für Datenbanksysteme.
  • Sehr gute Deutsch-, sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen sind von Vorteil.
  • Einen gültigen Führerschein der Klasse B.

Wir bieten Dir

Bei uns erwarten Dich, neben einer spannenden Tätigkeit, folgende Benefits:
  • Ein sicherer Arbeitsplatz mit Zukunftsperspektiven in einem stetig wachsenden, internationalen Unternehmen
  • KiTa-Zuschüsse
  • ein Jobrad
  • 30 Tage bezahlter Urlaub im Kalenderjahr
  • Den Zugang zur privaten Altersvorsorge bei der Allianz zu „Großkundenkonditionen“ & Zuschuss der ENERTRAG SE in Höhe der eingesparten Sozialabgaben
  • Die Möglichkeit, sich an „Mitarbeitermühlen“ mit überdurchschnittlichen Renditen bzw. Steueroptimierung zu beteiligen
  • Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (je nach Tätigkeit möglich)
  • Ein kollegiales Umfeld und flexible Arbeitszeiten innerhalb des wöchentlichen Kernarbeitszeitmodells
  • Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten

* Bei uns zählen Dein Können und Deine Motivation, die erneuerbaren Energien mit uns voranzubringen - nicht Alter, Geschlecht, Handicap, Hautfarbe, Herkunft, sexuelle Orientierung oder Religion.